EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA
Evaluar rápidamente la capacidad administrativa de una organización con el fin de identificar áreas que requieren fortalecimiento.
Esta herramienta funciona a través de cuatro pasos principales:
a) desarrollo de un mapa administrativo preliminar para guiar la evaluación;
b) desarrollo y administración de un cuestionario EDG para recopilar información referente a la capacidad administrativa de la organización;
c) análisis de los resultados de la encuesta y desarrollo de un mapa administrativo post-encuesta; y
d) desarrollo de un plan de acción para implementar las mejoras administrativas. Se proporcionan mapas de administración, indicadores, criterios de referencia y cuestionarios modelo.
Ventajas:
Proporciona una visión formal del desarrollo administrativo y establece parámetros con los cuales se puede medir el progreso de la organización; identifica las fortalezas y debilidades al nivel de la organización de manera que ésta pueda desarrollar metas y estrategias para mejorar; enfoca formalmente los diferentes sub-sistemas administrativo para concentrarse en las mejoras de manera más estructurada; fomenta el diálogo al nivel organizacional, lo que crea un sentido de “propiedad”.
La organización no debería invertir mucho tiempo en identificar los indicadores y recopilar la información; por el contrario, debería tener ideas claras con respecto a los propósitos finales para los cuales se empleará la información. La organización debería garantizar la objetividad y confidencialidad de las respuestas, de manera que las observaciones de todo el personal puedan ser escuchadas sin poner en peligro sus relaciones con los supervisores o con otros colegas. La participación total del personal desarrollará el sentido de propiedad y logrará evitar que la EDG sea vista como una evaluación con posibles resultados punitivos. El personal jerárquico debería comprometerse (por ejemplo incluyendo tiempo suficiente del personal, recursos y la buena disposición de buscar soluciones en forma abierta y honesta) al proceso de descubrimiento, aún cuando esto podría resultar incómodo. La EDG debería involucrar a una amplia gama de miembros del personal para lograr una mejor perspectiva de toda la organización.
- Planear las actividades a realizar.
- Realizar las actividades planeadas y monitorearlas.
- Evaluar el procedimiento en base al monitoreo.
Planear las actividades a realizar: Debemos tomar en cuenta la estructura organizacional, el personal y el sitio donde va a estar el centro de cómputo.
Realizar las actividades planeadas: Debemos definir estándares y procedimientos para completar las tareas con rapidez y eficiencia. Siguiendo políticas.
Evaluar el procedimiento en base al monitoreo: De acuerdo a los resultados obtenidos, se tendrán que replantear las actividades planeadas. Además debemos establecer controles para evitar lo menos posibles errores. Debemos tener cuidado de examinar los recursos con que se cuenta, como afectan las actividades al costo y el servicio que se presta a los usuarios.
El ciclo de control puede representarse de la siguiente forma: Ciclo de Vida clásico (de un sistema).
v Investigación preliminar:
ü Aclaración.
ü Estudio (Factibilidad técnica, económica, operacional).
ü Aprobación.
ü Determinación de requerimientos.
ü Diseño del sistema.
ü Desarrollo del software.
ü Prueba del sistema.
ü Implementación y evaluación.
ü Retroalimentación.
La estructura organizacional de un centro de cómputo puede estar formada por cantidades variables de puestos y de personal, sin embargo, la estructura general de una subdirección de automatización (incluyendo los puestos que se derivan de ella) son los siguientes:
Diagrama funcional de la Subdirección de Automatización.
Subdirección de Automatización.
Responsable de administrar lo referente a recursos informáticos y procesamiento de información de la empresa y coordinar gerencias.
Ø Gerencia de desarrollo de sistemas: Responsable de automatizar los requerimientos de información a las unidades dentro de la empresa que lo requieran. Es decir, se encarga de automatizar aquellas unidades que manejan debido a sus operaciones grandes volúmenes de datos y requerimientos específicos de servicio, por lo cual necesitan ser satisfechas mediante el desarrollo de sistemas.
Ø Gerencia de consultoría técnica a usuarios: Se encarga de asesorar a los usuarios acerca de qué tipo y nivel de tecnología necesitan de acuerdo a sus necesidades.
Ø Gerencia de servicios de cómputo: Es el responsable de la instalación, puesta en marcha y mantenimiento de hardware y software, permitiendo de esta manera la operatividad de los sistemas y buscando cubrir a tiempo los calendarios de producción de los sistemas liberados.
Ø Gerencia de desarrollo técnico: Responsable de mantener las instalaciones en un ambiente tecnológico actualizado, de tal manera que permitan satisfacer las necesidades de información de la compañía, a corto, mediano y largo plazo.
Gerencia de desarrollo de sistemas.
Ø Coordinador de sistemas: Responsable de cubrir los requerimientos de información de un módulo específico dentro del ámbito de la empresa.
Ø Líder de proyectos: Responsable del diseño, programación y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo.
Ø Analista programador: Responsable del diseño detallado y de la programación de los módulos de un sistema asignado a él.
Ø Mesa de control y resguardo de documentación: Responsable de guardar y controlar, depurar y actualizar la documentación correspondiente a cada sistema.
Gerencia de consultoría técnica a usuarios.
Ø Consultor de métodos y procedimientos: Responsable de asesorar técnicamente a los usuarios para sistematizar los requerimientos de información ya sea optimizando los procedimientos de trabajo ó por medio de equipo de cómputo para oficina.
Ø Consultor técnico: Responsable de la puesta en marcha del hardware y software para los usuarios con sistemas automatizados, autónomos al computador central.
Gerencia de Servicios de Cómputo.
Ø Jefe del centro de procesamiento de datos: Responsable de vigilar el mantenimiento sistemático del equipo de cómputo para lograr que el servicio sea congruente con los horarios establecidos.
Ø Supervisor de turno de operación: Responsable de la operación del centro de cómputo y de cubrir los requerimientos específicos de servicio del turno al cual está asignado.
Ø Ingeniería y seguridad de instalaciones de equipo : Responsable de coordinar la instalación y cambios físicos de equipo de cómputo, líneas de comunicación y terminales, garantizando que reúnan los requerimientos confiables de seguridad para evitar accidentes y fallas constantes.
Ø Auxiliar de Instalaciones: Responsable de cumplir con los planes de instalación de equipo y medidas de seguridad delegadas por el ingeniero a cargo del área de instalaciones.
Ø Jefe de operación de sistemas: Responsable de cubrir los calendarios de producción de los sistemas liberados.
Ø Jefe de soporte técnico: Responsable de la instalación, puesta en marcha, mantenimiento y disponibilidad continúa del software requerido para la función del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de sistemas.
Gerencia de desarrollo técnico.
Ø Administración y seguridad de archivos y bases de datos: Tiene la responsabilidad de mantener la integridad y respaldo de los archivos críticos de la empresa.Desarrollo de métodos de trabajo, auditoría técnica y seguimiento de fallas y problemas: Responsable de que las actividades de todas las áreas de la subdirección de automatización, estén reguladas por métodos de trabajo encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad.
Ø Evaluación de hardware y software y medición de niveles de servicio: Responsable de la adquisición de hardware y software requerido por la instalación, cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnología y volúmenes de datos a procesar.
Ø Planeación y control de capacitación técnica: Responsable de estructurar los planes de capacitación en función de las necesidades requeridas por cada área, para mantener los niveles de conocimientos congruentes con la tecnología adquirida por la instalación.
Reclutamiento, Promoción y Evaluación de Personal.
El personal de una organización constituye el recurso más importante, por lo tanto para contar con el personal adecuado se debe seguir una serie de actividades que nos permitan seleccionar a este personal.
Las etapas generales para la admisión de personal son las siguientes:
Ø Reclutar: Hace de una persona extraña un candidato para un determinado puesto.
Ø Seleccionar: Es buscar entre los candidatos, a los mejores para cada puesto que se requiere por medio de exámenes, entrevistas, entrega de solicitud y currículo.
Ø Remuneración: Hace del buen candidato un trabajador.
Ø Entrenamiento: Hace del buen candidato un buen trabajador.
Promoción Interna: Consiste en llenar la mayor parte de las vacantes con empleados responsables de la misma empresa, a los cuales se les dará capacitación mediante adiestramiento en el trabajo, quizá con algún tratamiento formal complementario
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