4.1 HARDWARE Y SOFTWARE

ADMINISTRACION DEL HARDWARE Y SOFTWARE

Ø  Solamente se deberá utilizar el software autorizado institucionalmente, o el requerido por y autorizado para su área.

Ø  En caso de software instalado en la computadora del usuario, éste deberá de conservar el número de licencia que le corresponde por cada paquete utilizado.

Ø  El usuario será responsable de la originalidad de los paquetes utilizados y del mal uso en que pueda incurrir sobre el software del que tiene licencia.

RESPECTO AL HARDWARE E INFORMACIÓN

Ø  El personal que solicite o tenga a resguardo una computadora de escritorio, estación de trabajo, portátil, servidor, impresora, etc., se compromete a resarcir el daño ocasionado por robo, pérdida, maltrato o mal manejo del mismo o alguno de sus componentes.

Ø  La SMA representada por el personal de Informática de cada Dirección General y Ejecutiva, tendrá la facultad de administrar, controlar, auditar, desarmar, reubicar el equipo según lo considere conveniente, para su mejor uso y aprovechamiento con la debida justificación.

Ø  Se prohíbe almacenar cualquier tipo de información ajena al trabajo de la SMA (por ejemplo: archivos de música, imágenes, videos, etc.). En caso de que el personal autorizado localice este tipo de archivos tendrá la facultad de eliminarlos sin la necesidad de consultar al usuario.

INSTALACIÓN O ELIMINACIÓN DE “SOFTWARE”

Los técnicos de área tienen la responsabilidad de velar por el buen uso de las facilidades y cumplimiento de estas leyes en las mismas. Estos deberán ofrecer mantenimiento preventivo a las computadoras personales que tienen a cargo.

Semanalmente deben borrar todos los "cache" (área de archivo temporero) de los sistemas para así mantener su rendimiento. En el proceso de reinstalar un programa el técnico debe borrar completamente la versión instalada para luego proceder a instalar la nueva versión que desea, esto siempre y cuando no sea un upgrade del mismo. Deben mantener un inventario de su equipo físico y de los "software" instalados en sus computadoras. Estos pueden borrar o instalar "software" que esté permitido o que sea estándar en el Recinto. Cualquier otra petición de "software" deberá ser tramitada a través de la oficina de Sistemas de Información y Telecomunicaciones. En caso de decomización de equipo la oficina de sistemas tiene la responsabilidad de asegurar que los software en los equipos sean borrados.

LA ADMINISTRACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE SOFTWARE DE SU EMPRESA COMO UN ACTIVO VALIOSO TIENE SUS VENTAJAS

La más importante es el control de costos. Debido a que el software puede representar un 25% del presupuesto de tecnología de la información de una organización, es aconsejable, desde el punto de vista fiscal, controlar cuánto se invierte en la compra de software, en el respaldo y la capacitación que se ofrece a los empleados para que los utilicen, y en la obtención del hardware que su empresa necesita para que estos programas funcionen. Un buen plan implica que su empresa adquiera sólo los programas de software que necesite, se asegure de que sus empleados utilicen únicamente software adecuadamente autorizado, pague para actualizar únicamente lo que se está utilizando y se beneficie con descuentos por compras en grandes cantidades planificando compras y actualizaciones. La clave para el control de costos radica en incluir el software como una partida presupuestaria de gastos separada dentro del presupuesto de su empresa. Esto tiene dos beneficios.

En primer lugar, usted puede planificar las adquisiciones y actualizaciones de software de manera ordenada (con un presupuesto separado para programas de software puede prever las necesidades y evitar gastos excesivos y costos inesperados). En segundo lugar, el hecho de contar con un presupuesto especial para programas de software le permite efectuar un seguimiento preciso de las adquisiciones de manera de poder detectar más fácilmente las copias no autorizadas de software que existen en su empresa. Al adquirir solamente los programas de software autorizados que se necesitan, también se reducen los costos de actualización. Debido a que usted sabe qué productos se están utilizando y en qué cantidad, puede actualizar sólo aquellas copias en las que se utilizarán las nuevas funciones. Una política de actualización coordinada garantiza que toda su empresa se mantenga actualizada respecto a los estándares de la industria y las mejoras tecnológicas.

El control de las adquisiciones y actualizaciones de software puede implicar ahorros también en materia de hardware. Al instalar los programas únicamente en las computadoras de los empleados que los necesitan, usted puede evitar tener que actualizar, agregar o reemplazar el hardware de aquellos empleados que no necesitan capacidad adicional. Además, al eliminar programas de software innecesarios de sus computadoras, usted libera espacio para datos u otros programas de software y se evita tener que agregar espacio de almacenamiento.

EL USO DE COPIAS ILEGALES DE SOFTWARE PUEDE TENER GRAVES CONSECUENCIAS

Al igual que los videos de películas o los CD de música, los programas de software son propiedad intelectual de sus creadores. Es ilegal utilizar software sin la autorización expresa del fabricante o editor, sin importar cómo se obtuvieron. Casi siempre, esa autorización adquiere la forma de una licencia del editor que viene adjunta a las copias autorizadas de los programas. Cuando usted "compra" software, lo que está realmente haciendo, en casi todos los casos, es comprar una licencia para poder usar el programa de software. En lugar de ser el dueño del programa informático, usted adquiere derechos limitados de uso, reproducción y distribución en virtud de los términos establecidos en la licencia.

Generalmente, una copia autorizada de un programa sólo se puede instalar y utilizar en una computadora a la vez, aunque usualmente Existen disposiciones que permiten realizar una copia de respaldo para archivo o su empleo en caso de que sea necesaria una recuperación de datos por desastre. Si usted no cumple con los términos establecidos en la licencia (por ejemplo, instalando la misma copia de un programa de usuario único en varias computadoras), está incurriendo en piratería de software. En ese caso, el editor puede iniciar acciones legales contra usted o su empresa.

La licencia no es la única forma en que se protegen los programas de software. Los derechos de autor, y a veces la ley de patentes, protegen al software de la copia, distribución y venta no autorizadas. Describe estos derechos de autor y sus limitaciones se incluyen en el Título 17 del Código de Estados Unidos. En el Título 17 y 18 se detallan las posibles sanciones aplicables a quienes infrinjan la ley. La ley también contempla el Internet y prohíbe a los usuarios cargar, descargar o transmitir copias no autorizadas de software en línea. Un individuo que quebranta estas leyes, o una empresa que no toma medidas cuando un empleado lo hace, tiene responsabilidad civil y penal. Las consecuencias van desde la aplicación de importantes sanciones civiles y penales, hasta incluso la posibilidad de ir a la cárcel.